Os desafios das empresas americanas antes de mudar para a nuvem

Via @santaklauss

Fonte: Veja

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Por: Veja

 

A maioria das empresas, sabendo ou não, já está com pelo menos um pé na nuvem. As que usam o Gmail, por exemplo, estão entrando na nuvem para que os computadores do Google gerenciem seus e-mails. Na verdade, a maioria de nós vem se vinculando a serviços baseados na internet por mais de uma década. Mas agora, cada vez mais ferramentas corporativas estão sendo disponibilizadas online, incluindo muitas que podem ser cruciais para administrar uma empresa. Este guia examina perguntas de administradores, além de trocas que deverão ser feitas.

 

Isso vai funcionar?

Jeff Becker, presidente da Kotis Design, empresa de vestuário de Seattle, usava aplicativos personalizados para conduzir tarefas como gestão de estoque, produção de pedidos, faturas, recebimento de contas e gerenciamento de recursos do cliente. Tudo isso era bastante integrado, e Becker acreditava que nada na nuvem poderia se comparar aos seus aplicativos para enviar produtos e sua empresa com 45 funcionários. Para um sistema de gestão financeira e contábil, porém, ele decidiu que os serviços em nuvem eram mais sofisticados e flexíveis do que qualquer coisa que ele poderia desenvolver, e foram selecionadas ofertas da Intacct. Mesmo após quatro meses integrando a Intacct ao seu sistema, ele expressou confiança de que havia economizado tempo e dinheiro. ”Somos definitivamente a favor de entrar na nuvem enquanto caminhamos adiante’’, concluiu ele.

Ainda assim, aplicativos baseados na nuvem não são para todos. Rebecca Eddy administra um serviço de gestão financeira em Nova York, especializado em ajudar cidadãos idosos a viver de maneira independente. Eddy usa o Quicken e o QuickBooks, da Intuit para gerenciar suas finanças e a de seus clientes e insiste em comprar os programas e executá-los em seu computador. ”Muitos gestores de dinheiro estão evitando versões online de softwares financeiros, pois elas não trazem tantos recursos e não são tão flexíveis para gerar relatórios’’, explicou ela.

Conclusão: se você possui necessidades de tecnologia da informação que são complexas ou específicas de alguma indústria, pode ser melhor seguir com softwares personalizados ou comprados.

 

A taxa mensal é um bom negócio?

Em 2005, Roper DeGarmo, que fundou e administra a Signature Personal Insurance, em Kansas City, tocava inicialmente sua agência de quatro funcionários com um software convencional feito para agências de seguros, mas não estava contente com o que recebia pelo preço. ”Eles nos cobravam US$ 6 mil adiantados e, sobre disso, uma pesada taxa por usuário’’, contou ele. Ele optou pelo serviço online de gestão de recursos do cliente da Salesforce.com – que, como a maioria dos serviços baseados na nuvem, não possui uma taxa definida. Ele paga US$ 1.500 por ano pelo serviço, e garante obter tudo aquilo que a agência precisa para vender e prestar serviços aos clientes.

Ele também assina o Google Apps para e-mail e o Dropbox para compartilhamento de arquivos, cada um custando apenas alguns dólares mensais por usuário. Ele usa o QuickBooks Online, por cerca de US$ 50 mensais, e moveu até mesmo seu serviço de telefonia para a nuvem pela Ring Central, por um custo de US$ 100 por mês para quatro linhas – menos do que sua conta mensal do iPhone, conforme comparou. ”Gosto de dizer às pessoas que possuo uma agência, mas que nunca tive um armário de arquivos’’, afirmou. Mas para Helen Zagaro, cuja empresa de cinco funcionários, a Star Promoz, em Brightwaters, Nova York, vende produtos promocionais, comprar o software parece ser um melhor negócio. ”Não quero ter despesas mensais’’, explicou Zagaro. ”Comprei o QuickBooks por US$ 600 e o terei para sempre’’.

Conclusão: a funcionalidade é primordial, mas escolha a nuvem se você prefere evitar grandes despesas em curto prazo.

 

Sempre haverá acesso?

Sonya Weisshappel, fundadora de uma empresa de organização residencial e empresarial com 12 funcionários, a Seriatim, em Nova York, optou pela nuvem no ano passado, após decidir que mudaria de escritório. ”Ficaríamos entre dois espaços físicos durante dias’’, disse Weisshappel, ”e queria que tudo pudesse ser acessado a qualquer momento’’. Até então, seus computadores vinham usando um aplicativo de banco de dados personalizado de US$ 20 mil para supervisionar marketing e organização. Ela trocou tudo pelo serviço de banco de dados online QuickBase, da Intuit, por US$ 200 mensais. ”Havia alguns percalços que foram fáceis de solucionar’’, contou ela, ”e hoje o QuickBase faz mais do que conseguíamos antes’’.

Weisshappel está desenvolvendo seu próprio sistema de inventário e ela decidiu que buscará um aplicativo de inventário baseado na nuvem. Ela espera oferecer um melhor acesso, ajudar seus clientes a evitar a perda de seu inventário quando ele é mais necessário – ou seja, quando uma enchente ou incêndio destrói seus computadores. A potencial desvantagem é que você pode se tornar dependente de sua conexão à internet. DeGarmo, por exemplo, teve de agregar uma conexão DSL a uma conexão via cabo e mesmo assim sofre quedas ocasionais de seu serviço telefônico pela nuvem. Mesmo os serviços mais confiáveis de nuvem falham de vez em quando. A Amazon derrubou sozinha uma parte da Web em abril, e novamente há pouco tempo, quando seus servidores, que fazem funcionar muitos serviços de nuvem, falharam.

Conclusão: a nuvem é ideal se você e seus funcionários precisam acessar ferramentas e dados a partir de diferentes computadores e dispositivos. A nuvem pode ser um problema, porém, se você nem sempre possui um acesso à internet rápido e confiável – especialmente se você realiza uploads ou downloads de grandes arquivos.

 

Haverá suporte?

Comparados à maioria dos softwares comprados ou personalizados, os serviços baseados na nuvem nem sempre facilitam o contato com alguém via telefone ou e-mail, e não oferecem grossos manuais do usuário. Em vez disso, esses serviços podem obrigar os clientes a pesquisar páginas de perguntas frequentes e suporte online – algo muitas vezes problemático. Zagaro, da Star Promoz, disse que prefere depender de seu consultor de TI para consertar problemas ou ajustar seu sistema. ”Tivemos um travamento de computadores aqui e nosso consultor veio e consertou tudo imediatamente, como se nada tivesse acontecido’’, explicou ela. ”Se estivéssemos usando o QuickBooks Online e o sistema caísse, eu teria surtado’’. Mas Becker, cuja empresa de vestuário usa o serviço de gestão financeira da Intacct, cita vantagens de suporte ao lidar com um serviço na nuvem. ”A Intacct sempre aparece com novos recursos’’, disse ele. ”E estamos constantemente recebendo atualizações gratuitas, que funcionam com novos navegadores e sistemas operacionais’’.

Conclusão: se você precisa de orientações ou se não está confortável tentando encontrar dicas em fóruns de usuários, a nuvem provavelmente não é o ideal.

 

Seus dados estão protegidos?

”Muitos de meus clientes mais antigos não querem nenhum de seus dados na nuvem’’, afirmou a gerente financeira Eddy. ”Eles ficam muito apreensivos a esse respeito’’. Mike Leatherwood, fundador da Bone Daddy’s, cadeia de quatro churrascarias em Dallas, Austin e arredores, no Texas, é um entusiasta do Google Apps, mas concorda que dados confidenciais devem ser mantidos fora da nuvem. ”Mantemos dados financeiros e de RH em nossos servidores locais’’, explicou.Mas outros administradores se dizem satisfeitos por seus servidores na nuvem estarem fazendo um trabalho tão bom quanto eles em manter os dados protegidos.

Conclusão: se você não gosta da ideia de confiar em ninguém exceto você mesmo para manter seus dados protegidos, a nuvem pode lhe retirar de sua zona de conforto.